Comment vous aussi, vous pouvez en 7 étapes, gagner 10 heures de productivité dans votre semaine de travail

Avec des semaines de travail surchargées, une pression constante de l’entreprise sur des rythmes toujours plus cadencés, il est de plus en plus difficile de trouver du temps pour soi et pour les choses qui comptent le plus comme la famille, l’éducation des enfants, le développement personnel, sa santé…etc.

Dans ce billet, j’explique comment alléger votre journée de travail et passer ainsi du phénomène d’épuisement professionnel pour reprendre le contrôle de votre vie et gagner en sérénité.

Voici donc les 7 étapes simples pour gagner en productivité et alléger votre temps de travail.

Étape 1. Limitez votre temps en ligne.

Les médias sociaux  et Internet sont les voleurs du temps numéro un de la plupart des gens. Si vous ne faites pas attention, ils peuvent facilement  représenter jusqu’à plusieurs heures par jour. La solution pour reprendre le contrôle de votre vie est de volontairement limiter votre temps en ligne. Vous pouvez par exemple définir des plages horaires ou des journées hors-ligne. Heureusement pour vous aider, il existe de nombreux outils disponibles qui peuvent vous aider à monitorer votre temps d’accès à Internet par exemple.

Étape 2. Planifiez votre journée à l’avance.

Si vous ne commencez pas la journée avec une vision précise de ce que vous allez faire, des dossiers que vous allez traités, des tâches que vous allez effectué, il est facile d’être détourné par des activités parasites. Le meilleur moment pour organiser votre journée et donc de planifier minutieusement votre journée de travail la veille au soir. Pour vous aider à prioriser vos tâches avec le Quadrant d’Eisenhower.

Étape 3. Regardez vos e-mails une fois et une seule.

Votre objectif doit être de vider votre boîte de réception chaque jour. La plupart des gens ne le font pas. Ils lisent et relisent les mêmes e-mails, sans prendre des mesures concrètes vis-à-vis de l’e-mail en question. Qu’est-ce qu’on attend de moi par rapport à cet e-mail ?

1.      Dois-je le traiter immédiatement ? Oui/Non

2.      Est-ce que cela me concerne ?

o       Oui ? Son exécution prend-elle plus de 3 mn ? Si oui faites-le ! Dans le cas contraire reporter son traitement à une date ultérieure.

3.      L’e-mail ne me concerne pas de prime abord. Dans ce cas puis-je sous-traiter l’exécution de cette tâche ? A qui ? Pour quel délai ?

La clé est de comprendre les différentes actions possibles, et de choisir celui qui convient, et continuer à avancer. En ce qui me concerne, je fonctionne avec la méthode GTD sous Evernote  qui me permet de gagner en productivité.

Étape4. Mettez de l’ordre dans votre calendrier.

Les réunions peuvent anéantir votre productivité et celle de votre équipe. Il est facile de remplir la journée avec et  laisser que peu de temps au travail effectif. Cela exige donc que vous annuliez les réunions qui n’apportent que peu de valeur à votre activité, de proposer de meilleures solutions que les réunions, et rendre les réunions que vous animez plus efficace. Exemple : de nombreuses sociétés ont adoptées le stand-up meeting comme façon de travailler, avec pour bénéfice de raccourcir le temps des réunions et de gagner en productivité.

Étape 5. Planifiez du temps où vous êtes seul.

C’est la clé pour passer de la réactivité à la proactivité. Vous devez prévoir du temps sur votre calendrier pour faire le travail dont vous êtes responsable. Ce temps doit être exempt de distractions et d’interruptions, de sorte que vous pouvez vous concentrer sur l’important plutôt que sur l’urgent.

Étape 6. Regroupez les tâches (batch processing)

Le multitâche est un mythe. Non seulement il est inefficace, mais en plus il crée un stress énorme dans nos vies. L’alternative est regrouper ses tâches, c’est ce qu’on appelle prosaïquement le batch processing. Vous regroupez des tâches similaires qui requièrent les mêmes ressources que vous faites ensuite successivement, l’une après l’autre.

Étape 7. Utilisez les modèles e-mail pour dire «non».

A ce stade vous ne pouvez pas économiser plus de temps sauf à apprendre à dire non.  Comme la plupart des sollicitations se font par e-mail, nous pouvons identifier les demandes courantes, et créer des modèles de réponses aimables mais fermes vous permettant de vous concentrer sur les tâches plus importantes.

Et vous ?

Comment faites-vous pour gagner en productivité dans votre journée de travail ?

Laissez votre commentaire.

Ce blog est en do-follow. Cela signifie que lorsque vous laissez un commentaire, un lien vers votre blog apparaitra sous votre commentaire !

Cet article vous a plu ?

Partagez-le ! Si vous avez trouvé cet article sur “Comment vous aussi, vous pouvez en 7 étapes, gagner 10 heures sur votre semaine de travail”, pertinent merci de partager cet article sur Twitter, Facebook ou sur Google+.

 

 

Credit photo

 

 

Laisser un commentaire (4 comments jusqu'ici)

CommentLuv badge


  1. Patricia
    4 years ago

    Bonjour,

    C’est en effet intéressant.

    J’ajouterai aussi : “une fois planifiée allez jusqu’au bout d’une tâche “. Si elle est longue, prévoyez de la découper en plusieurs demi-journée logiques. Ainsi, l’on se rend compte plus facilement du travail accompli ; c’est plus motivant et, en effet, l’on est plus productif. J’utilise souvent cette méthode lorsqu’il m’arrive de créer des sites internet sur 3 journées par exemple, je redécoupe en 6 tranches, ce qui m’évite de mobiliser tout mon temps sur la même activité.

    Patricia Moerland


    • Nathanael
      4 years ago

      Excellente remarque Patricia.
      Le fait de saucissonner son projet permet efficacement de gagner en productivité.


  2. John Alright
    4 years ago

    Très bien cet article. J’y ajouterais faire du travail par télé distance pour éviter le temps passé en voiture ou autres moyens de transport. Car en gros, combien de temps passent les gens dans les embouteillages ?
    John Alright recently posted..A la recherche d’un cadeau personnalisé ? Rendez vous sur Madame pop and kids.My Profile